Funktionen von SmartPortal365 – was kann der digitale Arbeitsplatz?

News

Die Firmennews sind ein zentrales Element für den digitalen Arbeitsplatz. Berechtigte User können Neuigkeiten publizieren, bearbeiten und ansehen. Unternehmensfunktionen können also ganz einfach an die ganze Belegschaft weitergegeben werden. Zusätzliche Social-Funktionen ermöglichen es, Posts zu liken und zu kommentieren. Dies regt den Austausch und die Kommunikation im ganzen Team an.

Arbeitsräume

Für Projektgruppen und Arbeitsgruppen können Arbeitsräume eröffnet werden. Jedes Teammitglied ist immer auf dem neusten Projektstand. Sogar firmenübergreifende Arbeitsgruppen können eingerichtet werden. Ein Projekt kann zum Beispiel die folgenden Funktionen abdecken:

• Microsoft Teams als Plattform zur Zusammenarbeit (mit definierter Namenskonvention)
• SharePoint Seite als zusätzlicher Einstiegspunkt
• Dokumentenablage für alle projektbezogenen Dokumente
• Einsatz von OneNote für die Meeting-Notizen
• Microsoft Planner Umgebung für die Aufgabenverwaltung

Die Administratoren sehen sämtliche Arbeitsräume und können prüfen, ob die Aspekte der Governance eingehalten wurden. So sind die wichtigsten Informationen wie Besitzer, Stellvertretender. Besitzer, Website Klassifizierung oder Sharing-Einstellungen dazu jederzeit einsehbar und können editiert werden. Besitzer der Arbeitsräume können ebenfalls auf Änderungen reagieren und im Rahmen der Arbeitsraumvorlage wichtige Informationen direkt anpassen.

Es ist wichtig zu wissen, welche Arbeitsräume noch „am Leben“ sind und welche man wieder schließen kann. Aus diesem Grund können die Administratoren sämtliche Informationen zum Lifecycle Management einsehen und so die notwendigen Massnahmen ergreifen (archivieren, löschen etc.). Neben den Administratoren können auch die Arbeitsraum-Besitzer jederzeit auf die Lifecycle-Informationen ihrer Arbeitsräume zugreifen und direkt Aktionen im Kontext des Lebenszyklus durchführen.

Dokumentenmanagement

Die aktuell wichtigen Dokumente werden Dir automatisch angezeigt. Mit der Ansicht «zuletzt verwendete Dokumente» findest du garantiert immer den richtigen Inhalt ohne lange zu suchen. Die Ansicht «Populäre Dokumente» zeigt Dir alle Dokumente an, welche gerade häufig von Deinen Kolleg*innen/Mitarbeitenden verwendet werden.

Erstellen auf einfachste Art und Weise neue Dokumente und speichere diese für dich persönlich oder teile diese mit deinem Team aus. So könnt ihr gemeinsam an euren Dokumenten arbeiten und seht die Änderungen der anderen Live.

Vorhandene Dokumente können beliebig als persönliche Datei oder als geteiltes Dokument in einen Arbeitsraum hochgeladen und so entsprechend weiterverarbeitet werden.

Microsoft 365 Integration

SmartPortal365 ist eng mit Microsoft 365 verbunden bietet deshalb sämtliche Vorteile aus der Microsoft Welt an.

Teams Integration

Sie können SmartPortal365 ebenfalls in die Teams App als Personal App integrieren. Diese hat die identischen Funktionen wie die Web App mit der Ausnahme des Administrations-Bereichs – Diesen gibt es nur in der Web App.