News

Die Firmennews sind ein zentrales Element für den digitalen Arbeitsplatz. Berechtigte User können Neuigkeiten publizieren, bearbeiten und ansehen. Unternehmensfunktionen können also ganz einfach an die ganze Belegschaft weitergegeben werden. Zusätzliche Social-Funktionen ermöglichen es, Posts zu liken und zu kommentieren. Dies regt den Austausch und die Kommunikation im ganzen Team an.

Administration

Verwalten Sie Ihr SmartPortal365 ganz einfach über die integrierte Arbeitsoberfläche. Ihr digitaler Arbeitsplatz wird exakt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Das Design von SmartPortal365 kann farblich auf das Corporate Design Ihres Unternehmens angepasst und das Firmenlogo eingebaut werden.

Arbeitsräume

Für Projektgruppen und Arbeitsgruppen können Arbeitsräume eröffnet werden. Jedes Teammitglied ist immer auf dem neusten Projektstand. Sogar firmenübergreifende Arbeitsgruppen können eingerichtet werden. Ein Projekt kann zum Beispiel die folgenden Funktionen abdecken:

Microsoft Teams als Plattform zur Zusammenarbeit (mit definierter Namenskonvention)
SharePoint Seite als zusätzlicher Einstiegspunkt
Dokumentenablage für alle projektbezogenen Dokumente
Einsatz von OneNote für die Meeting-Notizen
Microsoft Planner Umgebung für die Aufgabenverwaltung

Die Administratoren sehen sämtliche Arbeitsräume und können prüfen, ob die Aspekte der Governance eingehalten wurden. So sind die wichtigsten Informationen wie Besitzer, Stellvertretender. Besitzer, Website Klassifizierung oder Sharing-Einstellungen dazu jederzeit einsehbar und können editiert werden. Besitzer der Arbeitsräume können ebenfalls auf Änderungen reagieren und im Rahmen der Arbeitsraumvorlage wichtige Informationen direkt anpassen.

Es ist wichtig zu wissen, welche Arbeitsräume noch „am Leben“ sind und welche man wieder schließen kann. Aus diesem Grund können die Administratoren sämtliche Informationen zum Lifecycle Management einsehen und so die notwendigen Massnahmen ergreifen (archivieren, löschen etc.). Neben den Administratoren können auch die Arbeitsraum-Besitzer jederzeit auf die Lifecycle-Informationen ihrer Arbeitsräume zugreifen und direkt Aktionen im Kontext des Lebenszyklus durchführen.

Provisionierung

Mithilfe der Provisionierungslösung & Governance können Sie dem Wildwuchs an Gruppen (MS Teams Teams), Arbeitsbereichen, SharePoint Sites, OneNote-Notizbüchern etc. entgegensteuern und Regeln definieren. Durch unterschiedliche Vorlagen können bei der Erstellung von Arbeitsräumen (z.B. Microsoft 365 Gruppen/Microsoft Teams oder SharePoint Sites) eine Dokumentenbibliothek, ein Gruppenkalender, ein Planner-Plan oder ein OneNote-Notebook eingerichtet/bereitgestellt werden.

Mehr Informationen zur Provisionierung finden Sie hier.

Dokumentenmanagement

Die aktuell wichtigen Dokumente werden Ihnen automatisch angezeigt. Mit der Ansicht «zuletzt verwendete Dokumente» finden Sie garantiert immer den richtigen Inhalt ohne lange zu suchen. Die Ansicht «Populäre Dokumente» zeigt Ihnen alle Dokumente an, welche gerade häufig von Ihren Kolleg*innen/Mitarbeitenden verwendet werden.

Erstellen Sie auf einfachste Art und Weise neue Dokumente und speichern Sie sich diese für sich persönlich oder teilen diese mit Ihrem Team. So können Sie gemeinsam an Ihren Dokumenten arbeiten und sehen die Änderungen der anderen live.

Vorhandene Dokumente können beliebig als persönliche Datei oder als geteiltes Dokument in einen Arbeitsraum hochgeladen und so entsprechend weiterverarbeitet werden.

Navigation

Sämtliche für den Benutzer relevanten Arbeitsräume sind ganz einfach über die globale Navigation ersichtlich. So kann man innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes problemlos zwischen verschiedenen Projekten, Abteilungen oder Teams wechseln und damit auf die wichtigsten Arbeitsräume schnell und einfach zugreifen.

Wichtige und interessante Arbeitsräumen kann über die Favoriten-Funktion mittels weniger Klicks gefolgt werden. Diese werden damit prominent an erster Stelle in der Navigation angezeigt.

Die globale Navigation, welche sämtliche SharePoint Sites und Teams sowie auch Teams Channels darstellt auf die Sie Zugriff haben, ist jederzeit ersichtlich und kann auf einer einzelnen SharePoint Seite oder in der Teams App aufgerufen und genutzt werden. Sie gelangen so ganz einfach wieder zurück zum Portal oder zu anderen Arbeitsräumen.

Die Arbeitsräume lassen sich problemlos durchsuchen, so dass Sie immer innert Kürze an Ihre Informationen gelangen.

Microsoft 365 Integration

SmartPortal365 ist eng mit Microsoft 365 verbunden bietet deshalb sämtliche Vorteile aus der Microsoft Welt an.

SharePoint Integration

Falls Sie ein eigenes Portal bzw. Intranet mit SharePoint Online aufbauen möchten, haben Sie die Möglichkeit, dort einzelne Funktionen von SmartPortal365 zu integrieren.

Teams Integration

Sie können SmartPortal365 ebenfalls in die Teams App als Personal App integrieren. Diese hat die identischen Funktionen wie die Web App mit der Ausnahme des Administrations-Bereichs – Diesen gibt es nur in der Web App.