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7 Schritte, um deine Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu steigern 

 September 19, 2020

By  Nadine Löfflad

Die Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz erbringt viele neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kollaboration. Doch diese Umstellung kann für manchen Mitarbeiter durchaus auch schwierig und zeitraubend sein. Mit diesen 7 Schritten können Sie die Umstellung auf den digital Workplace erleichtern und so die Produktivität und Effizienz im Unternehmen steigern.

Checkliste Digitaler Arbeitsplatz: 7 Schritte, um die Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu steigern.

1. Change Management

Die Umstellung des Arbeitsplatzes erfordert grosse Levels an Veränderung auf vielen verschiedenen Ebenen. Um die digitale Transformation so einfach und schnell wie möglich zu machen, muss das ganze Unternehmen sich die Veränderung zu eigen machen und die Veränderungsstrategie Zielbewusst und konsequent durchführen.

Dafür ist das richtige Change Management wichtig. Neben einer ausgearbeiteten Strategie und einem Plan zur Umsetzung kann die Bezeichnung von “change managers”, die die digitale Transformation voll und ganz unterstützen und voranbringen, anderen dabei helfen, sich mit der Umstellung zu identifizieren und sich so schneller darin zurechtzufinden.

Die Change Manager können die Anlaufstelle bei Fragen und Problemen zum digitalen Arbeitsplatz sein, und durch ihre Führung die Umstellung so einfach und verständlich wie möglich machen.

Ein gutes Change Management ist das A und 0 bei solch einer grosseren Veränderung des Arbeitsumfeldes und wird sich direkt auf die Effizienz und Produktivität im neuen Arbeitsplatz auswirken.

2. Training

Neue Technologien sollen keinen zusätzlichen Stress im Arbeitsleben der Kollegen verursachen - sie sollen ihnen das Leben ganz im Gegenteil erleichtern.

Die Bereitstellung und Teilnahme an Workshops und Trainings rund um das Thema und die konkrete Umstellung kann dabei helfen, den neuen Arbeitsplatz schneller zu verstehen und somit schneller damit arbeiten zu können.

Leicht bedienbare und verständliche Tools können die Umsetzung und den Übergang in den digitalen Arbeitsplatz weiter vereinfachen.

Mitarbeiter die sich mit dem neuen Arbeitsplatz befassen und sich auf ihn einlassen wollen, werden auch das meiste daraus machen und die Produktivität mit den neuen Tools steigern - doch dafür muss die Umstellung so einfach und verständlich wie möglich gemacht werden.

3. Technologie

Stellen Sie sicher, dass die Technologie vorhanden ist, um einen digitalen Arbeitsplatz zu implementieren - erkennen Sie die technologischen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters und prüfen Sie, ob er über die Hardware und Tools verfügt, die er für die Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes benötigt - hat z.B. jeder einen guten Computer?

Wenn sie von zu Hause aus arbeiten, haben sie einen Bildschirm, eine Tastatur und eine Maus? Sind die entsprechenden Adapter vorhanden?

Die Einrichtung kann einen enormen Einfluss darauf haben, wie der digitale Arbeitsplatz genutzt werden kann, und wird sich auf die Produktivität auswirken - da Sie nicht wollen, dass die Mitarbeiter viel Zeit mit der Einrichtung ihres Arbeitsplatzes verbringen oder sich darüber ärgern, nicht die richtige Hardware zu haben.

Die Bereitstellung all dieser Tools wird die Zufriedenheit mit der Umstellung steigern und somit auch die Motivation, sich mit dem neuen

4. Flexibilität

Die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz kann die Flexibilität der Mitarbeiter, wann und wo sie arbeiten, erheblich steigern - sie sind nicht mehr auf die Zeiten beschränkt, in denen sie sich im Büro vor ihrem Computer aufhalten. Sie können von zu Hause aus arbeiten, vom Büro, einer Bibliothek oder einem Café aus, und können sich so an externe Umstände adaptieren und sich an verschiedene Situationen anpassen. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass dies die Motivation und Produktivität in hohem Masse steigern kann - deshalb ist es wichtig, dies umzusetzen und es den Mitarbeitenden zu ermöglichen, flexibler mit ihren Arbeitsumständen umzugehen.

Dazu gehört auch der vorherige Punkt “Technolgie” – denn um flexibel zu sein, braucht jeder Kollege die nötige Hardware. Auch sollte sicher gestellt werden, dass auch von ausserhalb der Firma auf alles zugegriffen werden kann – z.B. durch Firmen-VPNs um auf Server zugreiffen zu können. Die Umstellung auf den digital Workplace allein bietet den Kollegen neue Möglichkeiten zur Flexibilität, doch diese müssen auch durch die richtige Hard- und Software und Rahmenbedingungen ermöglicht sein.

Das “mobile Office”, das somit geschaffen wird, fördert die Agilität und Effizienz der Mitarbeiter erheblich. Allerdings muss auch hier Vorsicht geachtet sein – denn viele Unternehmen fokussieren sich so sehr auf die Fähigkeit überall mit Hilfe des digitalen Arbeitsplatzes arbeiten zu können, dass es überwältigend für die Kollegen sein kann. Offene und klare Kommunikation zu dem Thema können hier sehr hilfreich sein um sicher zu stellen, dass die gewonnene Flexibilität weder von Seiten des Arbeitgebers noch des Arbeitnehmers missbraucht wird. Dies kann in Zeiten grosser Veränderung versichernd und klärend für die Kollegen sein, was eine grundlegende Vorraussetzung für die Zufriedenheit, Motivation und Produktivität ist.

5. Verfügbarkeit von Informationen

Der digitale Arbeitsplatz bietet eine zentrale Ablage von Informationen, Tools und Dokumentationen. Plattformen, die einen Einstiegspunkt zum digitalen Arbeitsplatz bieten, stellen eine einzige Oberfläche bereit, die einen einfachen und unkomplizierten Zugang zu allen benötigten Tools oder Informationen ermöglicht. Die Mitarbeiter können so wertvolle Zeit sparen, da die Suche nach unterschiedlichen Dokumentationen auf verschiedenen physischen und digitalen Plattformen entfällt. Dies kann nicht nur im Arbeitsalltag eines jeden Mitarbeiters viel Zeit sparen, sondern kann auch sehr hilfreich bei Kundenbesprechungen oder Präsentationen sein, wenn Informationen ad-hoc und schnell gefunden werden müssen. Bei der Umsetzung muss also darauf geachtet werden, dass auch wirklich alle Dokumente und Informationsquellen korrekt im digitalen Arbeitsplatz abgelegt und auffindbar sind. Hierbei können verschiedene Zugriffs-Gruppen definiert werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Kollegen auf gewisse Informationen zugreifen können.

Ausserdem kann der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern durch Chat-basierte Tools drastisch gesteigert werden, die im Vergleich zu E-Mails schnellere Back-to-Back-Gespräche ermöglichen, sowie durch die Möglichkeit, schnell jemanden anzurufen und seinen Bildschirm bei Bedarf freizugeben oder zu steuern usw. Es ermöglicht auch die Arbeit an geteilten Dokumenten, die allen Kollegen zur Verfügung stehen und auf die von überall aus zugegriffen werden kann. All diese Informationen sind für die Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit mit nur einer einzigen Anwendung verfügbar, und können so schnell die Produktivität steigern. Damit dies auch wirklich so funktioniert muss auch hier darauf geachtet werden, dass die verschiedenen Ablageformen und -Orte verfügbar und klar definiert sind, damit einfach und verständlich darauf zugegriffen und daran gearbeitet werden kann.

6. Anpassungsvermögen

Die erfolgreiche Umsestellung zu einem digitalem Arbeitsplatz endet nicht mit den Launch und der endgültigen Einführung des Arbeitsplatzes. Nach der Implementierung sollten Sie überprüfen, wie die Mitarbeiter mit dem Arbeitsplatz zurechtkommen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen eine Plattform für Feedback bieten, um festzustellen, wo der digitale Arbeitsplatz angepasst werden muss. Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu - lassen Sie sie wissen, dass ihre Stimme gehört und geschätzt wird - dass der digitale Arbeitsplatz ihr Arbeitsplatz ist und an ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Und adaptieren Sie den Arbeitsplatz wenn nötig – viele standardisierte, ready-made Lösungen für den digital Workplace bieten viel Raum für Individualisierungen und Anpassungen durch Add-Ons und andere Tools, mit denen der Arbeitsplatz jederzeit genau so gestaltet und umgestaltet werden kann, wie es für alle Beteiligten am Besten passt. Nutzen Sie diese Möglichkeiten um die Zufriedenheit der Kollegen mit dem neuen workplace so viel wie möglich zu steigern und so die Produktivität und Effizienz zu maximieren.

7. Employee Engagement

Studien haben schon lange gezeigt, dass das von den Mitarbeitern empfundene Maß an Engagement im Arbeitsplatz die Produktivität und das Rentabilitätsniveau in hohem Maße steigert. Das Mitarbeiterangement hat sich dabei sogar als stärkster Indikator für eine positive Unternehmensleistung erwiesen. Diese Studien führten diesen positiven Effekt eindeutig auf das Gefühl zurück, am Arbeitsplatz geschätzt und einbezogen zu werden. Der digitale Arbeitsplatz bietet viele neue Möglichkeiten und Bereiche, in denen das Mitarbeiterengagement durch offenere Zwei-Wege-Kommunikation im Vergleich zu traditionelleren Instrumenten gesteigert werden kann.

So kann im digitalen Arbeitsplatz mit sozialen Tools wie z.B. likes und Kommentaren alles interaktiv gestaltet werden. Aus einseitigen Ankündigungen oder Newslettern können so offene Diskussionen werden, in denen Mitarbeiter einfach Lob und Kritik äussern können und so einfach und schnell Feedback gesammelt werden kann.

Der Schlüssel liegt hier in der Verbesserung des Mitarbeiterengagements - nicht nur der Verbundenheit. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht eine stärkere Beteiligung an Prozessen und Entscheidungen, zum Beispiel den Einsatz von Umfragen und Feedback-Fragebögen - was die Beteiligung der Mitarbeiter viel einfacher macht als je zuvor. Die Nutzung dieser Möglichkeiten kann somit das Mitarbeiterengagement und damit die Arbeitsmotivation, Produktivität und Arbeitszufriedenheit stark fördern.

Fazit

Befolgen Sie diese 7 Schritte um die Produktivität und Effizienz Ihrer Kollegen während und nach der Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz zu fördern und merkbar zu steigern. Dies wird bei der erfolgreichen Umstellung helfen und dazu beitragen, dass die Mitarbeiter schnell und einfach in die digitale Arbeitswelt eintauchen können.

Haben Sie noch weitere Fragen rund ums Theme digital workplace? Kontaktieren Sie uns per email, facebook oder LinkedIn, und wir helfen Ihnen gerne weiter!

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